Штатний розпис як документ на сьогодні не передбачений жодним нормативним актом. Зважаючи на це, він не є обов’язковим документом, проте в роботі підприємства загалом необхідний.
Нагадаємо, що до 28.08.2025 р. поняття «штатний розпис» було наведено в частині третій cт. 64 Господарського кодексу України, де вказувалося, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис[1]. Проте на сьогодні цей документ втратив чинність, тому підприємства самостійно вирішують, чи потрібно їм використовувати штатний розпис у своїй діяльності.
Згідно з п. 1 cт. 40 КЗпП трудовий договір за ініціативою роботодавця може бути розірваний у разі скорочення чисельності або штату працівників. Через те що процедуру скорочення штату працівників без документа, яким є штатний розпис, провести неможливо, він необхідний для звільнення працівників.
Окрім цього, поняття «штатний розпис» також наводиться в розділі 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці України від 29.12.2004 р. № 336. У ньому зазначено, що посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, указаних у штатному розписі. Для розробки та затвердження посадових інструкцій слід враховувати, серед іншого, особливості штатного розпису підприємства.
Зважаючи на вищенаведене, для дотримання норм законодавства без штатного розпису підприємству не обійтися. Детальніше про це див. тут.
[1] Йдеться про приватні підприємства.