Право працівника на щорічну основну відпустку залежить від тривалості стажу роботи, що дає право на таку відпустку. Періоди, які включаються до цього стажу, визначені ст. 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі ― Закон про відпустки).
На практиці найпоширенішою причиною надання працівнику щорічної відпустки більшої тривалості є помилки під час обчислення стажу роботи, що дає право на таку відпустку. Зокрема, кадрова служба може помилково включити до нього період відпустки без збереження заробітної плати, який відповідно до законодавства з 24.12.2023 р. не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Унаслідок цього працівнику надають більше календарних днів щорічної відпустки, ніж він фактично набув.
Після виявлення помилки виникає питання, чи можна скасувати вже використані дні відпустки, утримати надміру виплачені відпускні або іншим способом повернути зайво надану відпустку.
Скасувати вже використану щорічну відпустку не можна. Законодавство про працю не містить механізму, який дозволяв би роботодавцю після використання працівником щорічної відпустки анулювати наказ про її надання, визнати використані дні невикористаними або вимагати від працівника їх відпрацювати.
Крім того, Законом про відпустки не передбачено можливості відкликати працівника із щорічної відпустки лише тому, що під час її оформлення було неправильно визначено стаж роботи, який дає право на таку відпустку. Тож якщо працівник уже використав зайво надані дні щорічної відпустки, факт кадрової помилки не створює підстав для скасування права працівника на використану відпустку.
Утримання надміру виплаченої заробітної плати за час перебування у відпустці також неможливе. Відпускні виплачувалися на підставі наказу роботодавця про надання щорічної відпустки. На момент їх виплати працівник не вчинив жодних неправомірних дій, не приховав інформації і не сприяв виникненню переплати.
КЗпП містить вичерпний перелік випадків, коли роботодавець має право проводити відрахування із заробітної плати працівника. Помилкове визначення стажу, що дає право на щорічну відпустку, серед таких підстав не передбачено. Тому роботодавець не має правових підстав вимагати повернути виплачені відпускні або примусово їх утримувати із заробітної плати працівника.
Оскільки використана працівником щорічна відпустка не може бути скасована, а законних підстав для утримання надміру виплачених відпускних немає, роботодавцю доцільно виправити помилку шляхом коригування тривалості щорічної відпустки.
Для цього автор рекомендує:
- визначити правильний стаж роботи, що дає право на щорічну основну відпустку;
- розрахувати кількість календарних днів відпустки, які були надані понад належну тривалість;
- зафіксувати результати такого розрахунку (наприклад, службовою запискою та відповідною відміткою в особовій картці чи іншому документі, в якому ведеться облік використання відпусток);
- під час надання працівнику щорічної відпустки за наступний робочий рік врахувати надлишково використані дні, зменшивши тривалість відпустки на відповідну кількість календарних днів.
Такий підхід не суперечить трудовому законодавству, оскільки не позбавляє працівника вже використаної відпустки, не передбачає повернення відпускних і водночас забезпечує правильний облік належної працівникові щорічної відпустки.
Крім того, на думку автора, для уникнення непорозумінь з працівником останнього потрібно повідомити про те, що під час надання щорічної відпустки за наступний робочий рік буде враховано надлишково використані дні, і зробити це варто завчасно ― до надання відпустки в наступному році.
Для цього після виявлення помилки роботодавцю доцільно письмово повідомити працівника про:
- причину виникнення помилки;
- кількість календарних днів щорічної відпустки, які були надані понад належну тривалість;
- спосіб її виправлення, а саме врахування цих днів під час надання щорічної відпустки за наступний робочий рік.
Таке повідомлення не змінює умов праці працівника й не потребує його згоди. Водночас воно забезпечує відкритість дій роботодавця, дає змогу уникнути непорозумінь під час надання наступної щорічної відпустки й підтверджує, що працівник був поінформований про причини зменшення її тривалості.
Повідомлення про помилку під час визначення стажу роботи,
що дає право на щорічну основну відпустку
Людмила ПОЛІЩУК
головна редакторка журналу «Кадровик України»