Посадові інструкції розроблюються на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП). У загальних положеннях Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336, вказано, що посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства доводяться до відома працівників під підпис.
Якщо працівник відмовляється ставити підпис у посадовій інструкції, з якою його ознайомили, про це необхідно скласти акт. У разі якщо працівник не підписує посадової інструкції, мотивуючи це тим, що такий його обов’язок не обумовлений цим документом, його можна буде притягти до відповідальності.
З іншого боку, працівник може відмовлятися поставити підпис, якщо до посадової інструкції внесені зміни, з якими він не згодний, або під час прийняття на роботу посадової інструкції не було, а в розробленій згодом містяться посадові обов’язки, про які не йшлося під час прийняття на роботу. У такому випадку відмова працівника є логічною, а дії роботодавця — неправомірними.
Нагадаємо, що відповідно до ст. 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Зміни й доповнення до посадових інструкцій можуть бути внесені тільки за згодою працівника й тільки на підставі наказу керівника підприємства. Такі зміни можуть бути спричинені, наприклад, перерозподілом обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності або раціональним розподілом праці.