Частиною третьою ст. 17 Закону України «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб» від 09.01.2025 р. № 4196-IX передбачено визнання Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV (далі — ГКУ) таким, що втратив чинність, з дня введення в дію цього Закону — тобто з 28.08.2025 р.
При цьому частиною третьою ст. 64 ГКУ було визначено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Тож із втратою чинності ГКУ скасовується обов’язковість розроблення штатного розпису на підприємстві.
Відразу зауважимо, що питання обов’язковості чи необов’язковості розроблення штатного розпису постає лише на підприємствах приватного сектора, оскільки в державному секторі цей документ є важливою складовою формування бюджетних кошторисів. Обов’язковість його розроблення в держсекторі передбачена не лише ГКУ, а й Порядком складання, розгляду, затвердження та основними вимогами до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженим постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228 (далі — Порядок № 228), який залишається чинним і норми якого щодо застосування штатного розпису не скасовані.
Штатний розпис у державному секторі — це документ, що встановлює структуру, перелік посад, чисельність працівників та розмір їх окладів й затверджується наказом керівника установи з урахуванням вимог Порядку № 228. Він формується щорічно на початку бюджетного періоду та вводиться в дію з 1 січня.
Далі розглянемо питання необхідності застосування штатного розпису після 28.08.2025 р. на підприємствах приватного секторуа.
Визначення поняття «штатний розпис»
У Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7, зазначено, що штатний розпис ― це організаційний документ, у якому визначається:
- перелік посад (професій);
- кількість штатних одиниць;
- розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачені системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо).
Штатний розпис розроблюють на підставі затвердженої структури (внутрішня будова підприємства, яка визначає його структурні підрозділи та їх підпорядкованість) і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці, з урахуванням вимог законодавчих та інших нормативно-правових актів.
Потреба в переліку посад і професій та їх чисельності
Працівники є одним з ключових елементів успішного функціонування будь-якого підприємства. Для визначення потреби в працівниках потрібно проаналізувати поточні та майбутні завдання, які покладаються на підприємство. Загальна потреба в персоналі відповідає кількості працівників, необхідних для вирішення завдань, окреслених в інвестиційних, виробничих, фінансових, маркетингових та інших планах і програмах підприємства. Таку потребу зазначають у структурі та штатному розписі.
Завдяки наявності штатного розпису та структури підприємства фахівець кадрової служби знає потребу в кількості працівників за тією чи іншою посадою чи професією. Тож розглянемо на прикладі ситуацію з працевлаштуванням у разі відсутності на підприємстві штатного розпису та організаційної структури.
Жінка подала на підприємство заяву про прийняття її на посаду бухгалтера. Не маючи штатного розпису (документа, в якому вказана кількість штатних одиниць бухгалтерії), працівник кадрової служби не має законодавчих підстав відмовити в працевлаштуванні кандидату на посаду й зобов’язаний прийняти її на роботу, незважаючи на те, що керівництво не планувало збільшувати штатну чисельність працівників бухгалтерії. У разі відмови в прийнятті на роботу жінка має законні підстави звернутися до суду у зв’язку з безпідставною відмовою в працевлаштуванні. Під час розгляду в суді її звернення роботодавець не зможе надати документів, які б підтверджували відсутність вакантної посади бухгалтера. Тож у цій ситуації штатний розпис та організаційна структура є доказовою базою правомірності дій роботодавця.
Визначення посадових обов’язків
Відповідно до частини першої ст. 29 КЗпП до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати його, зокрема, про перелік посадових обов’язків.
Пунктом 6 Загальних положень Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336, передбачено, що конкретний перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями з урахуванням особливостей штатного розпису підприємства. Це також підтверджує необхідність розроблення штатного розпису.
Посадова (робоча) інструкція розроблюється не для конкретного працівника, а для посади (професії), яку працівник обіймає і яка передбачена організаційною структурою та штатним розписом підприємства.
Посади та професії в Україні визначаються за Національним класифікатором України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (далі — КП), який є нормативним документом, що систематизує наявні посади й професії на основі кваліфікаційних вимог, які встановлюють завдання та обов'язки працівника.
Зміна істотних умов праці
Трапляються випадки, коли на підприємстві виникає потреба змінити назву посади, що призводить до зміни істотних умов праці.
Наприклад, назву посади «Юрисконсульт» (код КП 2419.3), який виконує обов’язки із захисту інтересів організації під час розгляду господарських спорів у арбітражі, судах та інших державних органах, юридичне забезпечення її роботи, необхідно замінити на «Юрист» (код КП 2421.2) з метою представляти інтереси установи в різних судових та інших органах і надавати консультації з правових питань не одному клієнту (своєму роботодавцю або працівникам цієї установи), а різним. Така зміна назви посади призводить до внесення змін у посадові обов’язки працівника, до кадрової документації, потребує попередження працівника за два місяці (під час воєннного стану — до початку дії таких змін), тож є необхідність визначити дату змін у структурі та штатному розписі. Це передбачатиме не лише зміну назви посади, а й зміну кваліфікації, рівня оплати праці.
За наявності штатного розпису та організаційної структури зміни вносяться шляхом видання наказу, який містить дату його видання та в якому зазначається дата набрання ними чинності. У разі відсутності штатного розпису та організаційної структури буде незрозуміло, чи всіх штатних одиниць юрисконсульта стосуються ці зміни чи лише однієї.
Розірвання трудового договору за ініціативою роботодавця
у зв’язку зі скороченням чисельності або штату працівників
Скорочення посади у штатному розписі — це виключення певної посади або зменшення кількості штатних одиниць за певною посадою, що призводить до звільнення працівників. Cт. 49-2 КЗпП визначено, що одночасно з попередженням про звільнення у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці власник або уповноважений ним орган, фізична особа, яка використовує найману працю, повинен запропонувати працівникові іншу роботу на тому самому підприємстві.
Тож постає питання: як це зробити працівнику кадрової служби в разі відсутності штатного розпису? Як дізнатися, які посади є вакантними, які відповідають кваліфікації працівника, що скорочується? Крім того, слід розуміти, з якого числа скорочуються посади чи їх чисельність. Без штатного розпису необхідно буде видавати накази про скорочення кожної посади із зазначенням дати її скорочення (ст. 49-2 КЗпП).
Висновки
Беручи до уваги необхідність забезпечення права працівників на працю, на захист від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. Його відсутність призведе до дезорганізації роботи, відсутності розподілу відповідальності, неефективного прийняття рішень, спричинить плутанину у фінансових і кадрових питаннях підприємства.
Крім того, у разі прийняття роботодавцем рішення про припинення дії штатного розпису та подальше його незастосування у зв’язку з втратою чинності ГКУ необхідно видати наказ про припинення дії штатного розпису.
Якщо ж роботодавець вирішить після 28.08.2025 р. застосовувати затверджений штатний розпис, видавати наказ про продовження його дії не потрібно, адже він є чинним локальним актом підприємства.